Kabinetssecretaris (M/V/X) - Niveau C deeltijds (VC)

Bedrijfsdetails

Het gemeentebestuur van Anderlecht telt niet minder dan 1700 personeelsleden die zich dagelijks ten dienste van de Anderlechts burger inzetten: openbare werken, netheid, loketten, ... Je vindt meer informatie over onze administratie en de laatste actualiteit op www.anderlecht.be.

Functie

UW MISSIE

Als secretaris van Meneer de schepen Mostefa, voert u administratieve taken uit ter ondersteuning van de goede werking van het kabinet. U vertegenwoordigt het bestuur door een positief imago te geven en een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen.

UW TAKEN

• De burgers/het personeel informeren en wegwijs maken/doorverwijzen
• Beheren van telefonische oproepen en e-mails
• Nota nemen van de aanvragen, ze doorgeven en/of ze behandelen
• Sorteren en verdelen van post
• Beheren van de eigen agenda en/of die van de dienst
• Vergaderingen organiseren
• Beheer van de communicatie van de schepen
• Vergaren van documenten en informatie die nodig zijn voor de voorbereiding en verwerking van dossiers
• Gegevens invoeren en modeldocumenten aanvullen
• Opstellen/Voorbereiden/Opmaken van nota’s, e-mails, documenten, pv’s
• Documenten fotokopiëren en scannen
• De voorraad benodigdheden beheren
• Leveringen ontvangen
• Actief deelnemen aan teamvergaderingen, supervisies, bezinningsmomenten en individuele gesprekken
• Uitvoeren van opdrachten verbonden aan specifieke projecten
• Herlezen en vertalen van documenten
• Klasseren en archiveren
• Opzetten van de logistiek in verband met vergaderingen (bijv. koffie, afwassen, enz.)

Profiel

UW PROFIEL

• U bent tweetalig Frans-Nederlands (het bezit van het Werkenvoor-brevet is een troef)
• U handelt integer en professioneel
• U bent klant- en resultaatgericht en voor u heeft het collectieve belang voorrang op het persoonlijke belang.
• U kunt uw werk van dag tot dag plannen en organiseren
• U kunt op een efficiënte wijze op zoek gaan naar bijkomende, relevante informatie en u er een kritisch en rationeel oordeel over vormen.
• Initiatief nemen is onderdeel van uw karakter.
• U kunt belangrijke informatie opnemen en begrijpen na verbale of non-verbale communicatie, vragen stellen bij twijfel of misverstanden en inleven in de behoeften, verlangens en gevoelens van anderen.
• U kunt zeer goed overweg met Word, Excel, Outlook en Libre Office. Kennis van ERH en BOS vormt een troef
• U beschikt over uitstekende redactionele vaardigheden (een brief, e-mail opstellen, enz.)

TOEGANGSVOORWAARDEN

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs (GHSO) of gelijkwaardig

Taal

Tweetalig Frans-Nederlands

Aanbod

AANBOD EN VOORDELEN

• Vervangingscontract, deeltijds (18h45/week)
• Mogelijkheid tot continue vorming op het terrein
• Tenlasteneming van de verplaatsingskosten, maaltijdcheques, tweetaligheidspremie, enz.
• Weddeschaal niveau C voltijds (min. € 2.419 bruto/maand en € 2.685 bruto/maand met 6 jaar ervaring)
• Kabinetspremie

Houdt u van uitdagingen, en wenst u een leuk team te vervoegen? Aarzel niet ! Solliciteer rechtstreeks online en bezorg ons de volgende documenten :

• CV
• Motivatiebrief

Onvolledige kandidaturen (die niet alle vereiste documenten bevatten) worden niet in aanmerking genomen.

Selectieprocedure :

De selectie gebeurt op basis van :

• de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden,
• CV en motivatiebrief,
• een gesprek om de vaardigheden en motivatie na te gaan en,
• een eventueel schriftelijke of praktische proef