Secrétaire de cabinet (H/F/X) - niv C mi-temps (CR)

La société

L'administration communale d'Anderlecht compte 1700 agents qui travaillent notamment au quotidien au service du citoyen anderlechtois: travaux publics, propreté, guichets population,.. Pour tout savoir sur notre administration et connaître les dernières actualités, rendez-vous sur www.anderlecht.be

Fonction

VOTRE MISSION

En tant que secrétaire de M. l'échevin Mostefa, vous assurez les tâches administratives de soutien au bon fonctionnement du cabinet. Vous représentez l’administration en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.

VOS TACHES

• Assurer la communication de l'échevin
• Informer et orienter les citoyens / le personnel
• Gérer les appels téléphoniques et les mails
• Prendre note des demandes, les transmettre et/ou les traiter
• Trier et dispatcher le courrier
• Gérer son agenda et/ou celui du service
• Organiser des réunions
• Collecter les documents et informations nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers
• Encoder des données et compléter des documents types
• Rédiger/Préparer/Mettre en page des notes, emails, documents, des pv
• Photocopier et scanner les documents
• Gérer le stock des fournitures
• Réceptionner des livraisons
• Participer aux réunions d'équipe, aux supervisions, aux moments de réflexion et entretiens individuels
• Accomplir des missions liées à des projets ponctuels
• Relire et traduire les documents
• Classer et archiver
• Mise en place de la logistique liée aux réunions (ex: faire du café - la vaisselle etc.)

Profil

VOTRE PROFIL

• Vous êtes bilingue Français-Néerlandais (la détention du brevet Travaillerpour est un atout)
• Vous agissez avec intégrité et professionnalisme
• Vous êtes “orienté client” et “résultats” et pour vous l’intérêt collectif prime sur l’intérêt personnel.
• Vous savez planifier et organiser votre travail au jour le jour
• Vous savez rechercher et obtenir efficacement les informations complémentaires pertinentes en gardant un avis critique et rationnel.
• La prise d’initiative fait partie de votre tempérament
• Vous savez assimiler et comprendre une information importante suite à une communication verbale ou non verbale, en posant des questions en cas de doutes, d'incompréhensions et faire preuve d'empathie vis-à-vis des besoins, désirs et sentiments des autres.
• Vous avez une excellente maîtrise de Word, Excel, Outlook et Libre Office. La connaissance d’ERH et BOS constitue un atout.
• Vous possédez d’excellentes capacités rédactionnelles (rédiger un courrier, email, etc.)

CONDITIONS D’ACCES

Être en possession de son CESS (niv C)

Langue

Bilingue Français-Néerlandais

Offre

OFFRE ET AVANTAGES

• Contrat de remplacement mi-temps (18h45/semaine)
• Possibilité de formation continue sur le terrain
• Prise en charge des frais de déplacement, chèques-repas, prime de bilinguisme, …
• Echelle barémique niveau C temps plein (min. 2.419 € brut/mois et 2.685 € brut/mois avec 6 ans d'expérience)
• Prime de cabinet

Vous aimez les défis et désirez rejoindre une équipe dynamique ? Postulez directement en ligne et joignez les documents suivants :

• CV
• Lettre de motivation

Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Procédure de sélection :

La sélection se fait sur base :

• des conditions d’accès reprises ci-dessus,
• du CV et de la lettre de motivation,
• d’entretien basé sur les compétences et la motivation et,
• d’éventuelle épreuve écrite ou pratique