Administratief en financieel coördinator (departement Stadsontwikkeling) (M/V/X) niv. A1 (30u/week)

Bedrijfsdetails

Het gemeentebestuur van Anderlecht telt niet minder dan 1700 personeelsleden die zich dagelijks ten dienste van de Anderlechts burger inzetten: openbare werken, netheid, loketten, ... Je vindt meer informatie over onze administratie en de laatste actualiteit op www.anderlecht.be.

Functie

JOUW OPDRACHT

Je staat in voor de administratieve en financiële supervisie en coördinatie van de diensten van het departement Stadsontwikkeling. Je assisteert de directie bij het opmaken van de begrotingen en neemt actief deel aan de projecten die verband houden met de strategische doelstellingen van het departement. Je levert dagelijks hulp aan de verschillende diensten van het departement om een kwalitatieve dienstverlening te bieden en verbetert door jouw acties de werkprocedures.

JOUW TAKEN

• De administratieve en financiële taken coördineren op het niveau van het departement/de dienst.
• De verantwoordelijke(n) van het departement/de diensten bijstaan en adviseren bij het financiële en administratieve beheer van de dossiers.
• Opstellen van administratieve en financiële tools die nuttig en toegankelijk zijn voor het departement/de dienst.
• Met de diensten, vanuit administratief en budgettair oogpunt, opstellen, controleren en valideren van beraadslagingen die aan de gemeentelijke vergaderingen worden voorgelegd.
• De informatie van het departement/de dienst verzamelen voor de opstelling van het jaarverslag.
• Centraliseren van alle nuttige gegevens voor de samenstelling van dossiers.
• Het belangrijkste contactpunt zijn met het departement Financiën en de dienst Aankoopcentrale.
• Het belangrijkste contactpunt zijn met de referentiepersoon interne controle (Ondersteuning & Strategie) en de diensten in deze materie begeleiden.
• Het belangrijkste contactpunt zijn met het HR-departement, belast met het dagelijkse personeelsbeheer voor het personeel van het departement Stadsontwikkeling. Nauw contact onderhouden met de directie, managers en medewerkers om een harmonieuze, productieve werkomgeving te garanderen die voldoet aan de wettelijke vereisten. Helpen bij de aanwerving, loopbaanopvolging en opleiding van het personeel.
• Opstellen van de noodzakelijke begrotingen voor de uitgaven en ontvangsten van het dienstjaar (begrotingsramingen), toezicht houden op deze uitgaven en ontvangsten (eventuele begrotingswijzigingen), toezien op een correcte overdracht van de uitgaven en ontvangsten.
• Opstellen en controleren van boekhoudkundige documenten van de dienst/het departement en opvragen van de bewijsstukken.
• In samenwerking met de juridisch expert en de diensten van het departement zorgen voor het administratief en juridisch beheer van de procedures inzake de opstelling, opvolging en plaatsing van overheidsopdrachten van beperkte waarde, met inbegrip van de analyse van de offertes met de diensten.
• Opvolgen en coördineren van overheidsopdrachten van de dienst/het departement geplaatst door andere diensten.
• Deelnemen aan en actief ondersteunen van de diensten bij het financieel en administratief beheer van de projecten van het departement.
• Deelnemen en actief ondersteunen van de diensten voor de indiening en opvolging van subsidieaanvragen, inclusief de administratieve en financiële opvolging met de diensten die de begunstigden zijn van de subsidies, waaronder Openbare Werken.
• Deelnemen en actief ondersteunen van de diensten voor de opvolging van stedenbouwkundige lasten, inclusief de administratieve en financiële opvolging met de diensten die de begunstigden zijn van de lasten, waaronder Openbare Werken en Vastgoedbeheer.
• Deelnemen aan en actief ondersteunen van de diensten bij het administratief beheer van de procedures van het departement. Voorstellen formuleren ter verbetering van het beheer.
• In samenwerking met de diensten zorgen voor het beheer en de organisatie van de papieren en digitale klassering van het departement/de dienst.
• Aanleggen en bijwerken van de vereiste databanken. • Voorbereiden, leiden en deelnemen aan werkvergaderingen met het oog op de samenstelling/opvolging van de dossiers van de dienst/het departement.
• Opstellen van werkdocumenten, dossiers, pv's, formulieren.

De beschreven hoofdtaken kunnen veranderen naargelang de behoeften van de dienst. Deze lijst is niet exhaustief

Profiel

UW PROFIEL

• De Nieuwe gemeentewet en het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit hebben geen geheimen meer voor jou (idealiter beschik je over een eerste geslaagde ervaring in een gelijkaardige functie).
• Je geeft blijk van integriteit en professionalisme in al je opdrachten.
• Je bent resultaatgericht en streeft voortdurend naar verbetering en ontwikkeling van je competenties.
• Je werkt graag in teamverband en samenwerking motiveert jou.
• Je bent in staat om doeltreffend aanvullende informatie te zoeken, gegevens te analyseren en indien nodig geschikte oplossingen voor te stellen.
• Je identificeert mogelijkheden voor verbetering en neemt initiatieven om administratieve en financiële processen te optimaliseren.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans (het bezit van het SELOR-brevet is een troef).
• Je beheerst bureauticatoepassingen zoals Word, Excel, Outlook en LibreOffice.
• Je kunt duidelijk en nauwkeurig administratieve en financiële verslagen en nota's opstellen. Je kunt doeltreffend communiceren, zowel schriftelijk als mondeling, en je bent comfortabel in het presenteren van informatie aan een publiek.

TOELATINGSVOORWAARDEN

In het bezit zijn van een masterdiploma (niv A)

Aanbod

AANBOD EN VOORDELEN

• Deeltijds COD (30u/week van maandag tot vrijdag)
• Mogelijkheid tot continue vorming op het terrein
• Tenlasteneming van de verplaatsingskosten, maaltijdcheques, tweetaligheidspremie, enz.
• Aantrekkelijk verlofstelsel
• Mogelijkheid tot telewerken
• Collectieve hospitalisatieverzekering, collectieve sociale dienst (vergoedingen, premies bij gebeurtenissen)
• Aanvullend pensioen voor contractueel personeel
• Erkenning van beroepservaring (maximaal 6 jaar in de privésector) • Weddeschaal niveau A1 voltijds (min. € 3.761 bruto/maand en € 4.172 bruto/maand met 6 jaar ervaring)

Hou je van uitdagingen, en wens je een leuk team te vervoegen? Aarzel niet en solliciteer rechtstreeks online https://www.anderlecht.be/nl/tewerkstelling

Bijlagen